Raport z badań

BADANIE FIRM

Pierwsza część badań miała na celu poznanie subiektywnych opinii pracowników firm i instytucji na temat zabezpieczania i niszczenia dokumentacji firmowej, która zawiera istotne informacje. Badania przeprowadzone były w losowo wybranych firmach w Warszawie w dniach 20 - 31 lipiec 2006. Przebadanych zostało 251 firm z sześciu obszarów miasta - Mokotów 22,7% (57 przebadanych firm), Ursynów 19,9% (50 firm), Centrum 17,5% (44 firm), Praga Północ 8,8% (22 firmy), Praga Południe 20,3% (51 firm) i Wola 10,8% (27 firm). Do badanej grupy weszło 47,4% małych firm (zatrudniających kilka osób), 18,3% średnich (zatrudniających kilkunastu pracowników) oraz 34,3% dużych (zatrudniających kilkadziesiąt osób).

Co firma robi z przeterminowaną, zbędną dokumentacją

Zdaniem większości respondentów w ich firmie dokumentacja jest niszczona. Takie deklaracje złożyło 49% wszystkich badanych. 15% badanych przyznaje, że tylko część dokumentacji jest niszczona, natomiast część jest wyrzucana w całości. 10% pracowników stwierdziło, że zbędna dokumentacja przekazywana jest specjalistycznej firmie zajmującej się niszczeniem dokumentów. Tyle samo procent przyznało, że dokumentacja jest wyrzucana do śmieci w całości. 14 % respondentów twierdziło, że dokumentacja jest archiwizowana lub zabezpieczana w inny sposób. Tylko 2% badanych składuje zbędną dokumentację jako makulaturę. Podsumowując 75% badanych stwierdziło, że dokumentacja firmowa zawierająca istotne dane jest niszczona, 15% niszczy ją częściowo, a jedynie 10% wyrzuca dokumenty w całości.

Problem "kradzieży tożsamości"

W przebadanych firmach o problemie kradzieży tożsamości nie słyszało 25% badanych osób. 75% stwierdziło, że zna ten termin. Występuje więc istotna różnica w stosunku do zeszłorocznych wyników badań, w których ilość respondentów nie znających problemu kradzieży tożsamości wynosiła 45% (różnica 20 punktów procentowych).

Wśród respondentów znających problem kradzieży tożsamości 15,5% stwierdziło, że nie zabezpiecza się wcale. Dla 22% badanych zabezpieczeniem jest niszczenie dokumentacji firmowej. 13,5% respondentów stwierdziło, że dokumentacja udostępniana jest tylko osobom uprawnionym. 10,5% przyznało, że w firmie obowiązują wewnętrzne procedury, między innymi brak zgody na przetwarzanie danych osobowych, chowanie pieczątek, które wystarczająco zabezpieczają firmę. 5% badanych jako zabezpieczenie przed kradzieżą tożsamości uznało zabezpieczenia komputerowe. 2,5% badanych przekazuje dokumenty do centrali. Niespełna 7% enigmatycznie odpowiedziało, że w ich firmie działają zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych. Podkreślić należy fakt, iż 24% badanych nie udzieliło odpowiedzi na to pytanie.

Podsumowując problem kradzieży tożsamości warto podkreślić, iż deklarowana świadomość respondentów w stosunku do zeszłorocznych badań bardzo się podniosła i wynosi 75% (w zeszłorocznych badaniach termin kradzież tożsamości znało 54%). Obniżył się także odsetek osób, których firmy nie zabezpieczają się wcale (z 30% do 15,5%) . Ciągle najczęstszym sposobem na zabezpieczenie się przed kradzieżą tożsamości jest niszczenie dokumentów oraz udostępnianie ich tylko osobom uprawnionym. W liczbach bezwzględnych wygląda to następująco - 188 respondentów słyszało o problemie kradzieży tożsamości. Wśród tych osób 152 stwierdziło, że ich firma się przed nią zabezpiecza. Tylko 36% znających ten termin uznało, że ich firma nie zabezpiecza się wcale.

BADANIE ŚMIETNIKÓW

Celem drugiej części badań było skonfrontowanie subiektywnych opinii respondentów ze stanem faktycznym, czyli skontrolowanie jakie i w jakich ilościach dokumenty można zidentyfikować. Jeśli deklaracje pracowników są prawdziwe to dokumenty zawierające istotne dane nie powinny znaleźć się na śmietniku. Tak jak w przypadku zeszłorocznych badań we Wrocławiu, także w Warszawie badania przeprowadzone były na stacji przeładunkowej. W Warszawie prace odbywały się na trzech stacjach MPO- na ulicach Burakowskiej, Kopijników i Marsa. Ankieterzy pracowali w terminie 1-30 sierpień 2006 (łącznie 55 dni pracy na wszystkich stacjach). Jednostką analizy był worek śmieci. Łącznie ankieterzy przebadali 3.748 worków. W 2.547 (68%) znajdowały się wszelkiego rodzaju śmieci nie zawierające żadnych dokumentów. Natomiast w 1201 (32%) znajdowały się dokumenty papierowe z wieloma istotnymi informacjami.

Wśród worków zawierających śmieci papierowe 324 (27%) to worki zawierające dokumenty całkowicie zniszczone i nieidentyfikowalne (niszczarka). W 787 (65,5%) workach dokumenty były całkowicie identyfikowalne. W 89 (7,5%) workach znajdowało się część dokumentacji zniszczonej przez niszczarkę i część dokumentów wyrzuconych w całości.

Identyfikacja pochodzenia znalezionych śmieci

W większości badane worki pochodziły z biur lub różnego rodzaju instytucji (71%). Z mieszkań prywatnych stanowiły 9%. W 20% nie sposób było ustalić miejsca pochodzenia śmieci.

Śmieci "papierowe" w większości pakowane były oddzielnie (53%). W 47% dokumenty znajdowały się w workach zawierających także inne śmieci.

Identyfikacja odtwarzalności wyrzucanych dokumentów

• Zniszczone 56% (w liczbach bezwzględnych oznacza to, że na 1201 przebadanych worków w 673 znajdowały się zniszczone dokumenty, czyli były co najmniej przedarte na pół)
• Niezniszczone 36,2% (czyli 435 worków z niezniszczoną dokumentacją na 1201, często zapakowaną w koszulki lub zbindowaną)
• Mieszane 7,2% (czyli 86 worków, w których część dokumentów była zniszczona np. w niszczarce i część dokumentów wyrzucona w całości)
• 0,6% dokumentów identyfikowalnych znaleziono luzem
  

Jak już wcześniej wspomniano to, że dany dokument został zniszczony (np. przedarty na pół) nie oznacza iż dane lub informacje w nim zawarte zostały zniszczone. Aż 73% dokumentów w zbadanych workach było identyfikowalnych, czyli informacje w nich zawarte były możliwe do odtworzenia przez ankieterów na stacjach. Jedynie 27% dokumentów była zniszczona w sposób uniemożliwiający odtworzenie zawartych w nich danych.

WYBRANE SKRAJNE PRZYKŁADY ZNALEZIONYCH DOKUMENTÓW

W jaki sposób niszczone są zbędne dokumenty

Wybrane poniżej skrajne przykłady wyrzuconych dokumentów mogą uzmysłowić jak często pozostawiamy swoje "ślady na papierze" w każdym miejscu naszego życia.

•  Raport z audytu wewnętrznego i nadzoru nad dokumentami
• Schemat rozmieszczenia ukrytych kamer i instalacji alarmowej
• Kopie dowodów rejestracyjnych pojazdów z umowami ubezpieczeniowymi
• Zdjęcia z przebiegu operacji, ich dokładne opisy
• Korespondencja kancelarii prawnej z jednym z ministerstw
• Pełny przetarg na budowę kanalizacji ogłoszony przez urząd miejski
• Pisma o przyznanie kredytu, historie rachunków klientów banku
• Dokumenty z wyższej uczelni - dowody wpłat za egzaminy poprawkowe, prace studentów, ankiety personalne
• Przychody fundacji z listą darczyńców
• Polecenie przelewu na konto zagraniczne z numerami rachunków, danymi nadawcy i odbiorcy
  

WNIOSKI Z REKONESANSU BADAWCZEGO

• Tylko 10% respondentów z badanych firm stwierdziło, że zbędną i przeterminowaną dokumentację wyrzuca do śmieci w całości. Reszta badanych stwierdziła, że niszczy dokumentację (korzystając z usług specjalistycznej firmy lub niszczarki)
• Jednakże badania na stacjach przeładunkowych pokazały, że 32% przebadanych worków znajdowały się dokumenty, w tym 73% całkowicie identyfikowalne
• Rekonesans wśród pracowników firm pokazuje, że problem kradzieży tożsamości istnieje dość powszechnie w świadomości jednostek. Aż 75% przyznaje, że rozumie ten termin
• Stosowanie różnego rodzaju procedur zabezpieczania i niszczenia danych jest dość powszechnym działaniem w badanych firmach. Tylko 15,5% respondentów przyznaje, że ich firmy nie są zabezpieczane w żaden sposób
• Deklaracje pracowników należy jednak przedstawić w kontekście rekonesansu na stacjach przeładunkowych, gdzie w 1201 workach znaleziono 1458 dokumentów zawierających informacje mogące posłużyć kradzieży tożsamości
• W przeprowadzonym pilotażu istotne jest także miejsce przeprowadzenia badań - stacje przeładunkowe, na które trafiają śmieci częściowo już przetworzone lub zniszczone. Sytuacja w kontenerach znajdujących się w mieście wygląda inaczej - tam "odcisków" naszej tożsamości jest znaczne więcej.